Ako začať s produktivitou

Azda ani neexistuje téma, ktorá sa pri práci na diaľku skloňuje viac než produktivita. Venujú sa jej takmer všetky blogy, ktoré sa akýmkoľvek spôsobom dotýkajú nomádovania či práce z domu. No nielen to. Produktivita sa v dnešnej dobe stala akýmsi synonymom moderného a úspešného človeka; veď každý z nás chce byť produktívny a dosahovať viac za kratší čas. Stačí zadať do Googlu jednoduché slovo “productivity”. V okamihu získaš viac než 451 000 000 výsledkov - a to hovorí za všetko. Dobre mienených rád, článkov, aplikácií či techník, ktoré mnohokrát garantujú zaručené výsledky a viditeľné zmeny, je teda viac než dosť.

Kde však začať? Ak si vo veciach týkajúcich sa produktivity nováčikom, môže byť náročné zorientovať sa v obrovskom množstve tipov, ktoré nájdeš online. Byť produktívny totiž znamená oveľa viac než len úspešne dokončiť konkrétnu úlohu pred termínom jej odovzdania a vydýchnuť si, že si to konečne stihol načas. Na druhej strane, ak sa už nejaký ten piatok snažíš byť produktívny a darí sa ti to skôr menej než viac, môžeš sa cítiť znechutene. Nech už je to akokoľvek: stať sa produktívnym si vyžaduje čas, pevnú vôľu a dobre nastavené návyky. Bez týchto troch vecí to jednoducho nepôjde.

V nasledujúcom zozname ti ponúkam 7 zrealizovateľných rád overených praxou. Mnohé z nich som sama vyskúšala, iné zas pochádzajú od múdrejších ľudí, než som ja sama. Pomôžu ti stať sa produktívnejším a nasmerujú ťa na správnu cestu. A ešte jedna rada: Ak si nováčikom, nesnaž sa všetko rýchlo dohnať a robiť vo svojom dni priveľké zmeny. Radšej skús začať pravidelne dodržiavať len jednu či dve z nich. Som si istá, že ak vytrváš, po istom čase zistíš, že si produktívnejší - a budeš sa môcť posunúť zas o niečo ďalej.

Začni o deň skôr

Ak si si až doteraz myslel, že produktívny deň začína produktívnym ránom, dovoľ, aby som ťa vyviedla z omylu. Tvoj úspešný deň sa totiž začína oveľa skôr - a to deň vopred. Každý deň potom, čo dopracuješ, si vyhraď päť minút času na to, aby si si utriedil úlohy na ďalší deň. Spíš si všetko, čo potrebuješ urobiť, ako aj čokoľvek dôležité, na čo by si nemal zabudnúť. Následne si úlohy realisticky rozdeľ (ja niektoré úlohy robím ráno a iné poobede; závisí to od ich náročnosti a často aj od mojej nálady). Vďaka tomu, že si všetko spíšeš, to nemusíš držať v hlave a môžeš prežiť pokojný večer. A na ďalší deň ti ostáva už len držať sa zoznamu, ktorý si si vytvoril.

Postupuj vpred s rozumom

Na konci pracovného týždňa ti odporúčam naplánovať si v pár bodoch kľúčové udalosti toho nasledujúceho. No nielen to. Úspešní a produktívni ľudia sa nikdy nehrnú vpred iba tak, bez rozmyslu. Naučiť sa využiť a stavať na všetkom tom, čo už bolo, ti pomôže bilancia uplynulého týždňa. Odpovedz si teda každý piatok na otázky ako: Kam som sa posunul? Smerujem bližšie k svojmu cieľu? Čo sa mi podarilo? Čo sa mi nepodarilo? Čo potrebujem vylepšiť? Úprimné odpovede ti pomôžu získať nadhľad nad vlastnou prácou, poučiť sa z vlastných chýb a zlepšiť systém vlastnej práce. Vďaka tomu môžeš urobiť pokrok aj za krátky čas.

Zjedz svoju žabu

Ak viem, že ma počas dňa čaká množstvo práce, hneď ráno “prebehnem” svoj zoznam úloh a pársekundovým zhodnotením vyberiem tri najnáročnejšie a najdôležitejšie úlohy, ktoré v ten deň určite potrebujem dokončiť. Následne sa do nich pustím a urobím ich ako úplne prvé. Vďaka tomu si ušetrím množstvo zbytočného stresu. Po dokončení týchto najdôležitejších úloh ti tiež odporúčam odmeniť sa nejakou drobnosťou - krátkou prestávkou, malým snackom alebo niečím nekomplikovaným, čo ti však urobí radosť. Do ďalšej práce sa vďaka tomu pustíš s dobrým pocitom a novou energiou. Som si istá, že deň, ktorý začneš práve týmto spôsobom, bude oveľa úspešnejší než deň, kedy by si uprednostnil menej dôležité úlohy a tie najdôležitejšie len odkladal na neskôr (môžem ti to potvrdiť vlastnou skúsenosťou).

Pre zaujímavosť: technika dokončenia najdôležitejšej úlohy ako prvej sa v angličtine volá Eat the Frog (doslovný preklad: zjedz žabu). Tento zaujímavý názov pochádza z výroku, ktorého autorstvo sa často pripisuje spisovateľovi Markovi Twainovi: “Ak je tvojou úlohou zjesť žabu, potom je najlepšie urobiť to ako prvú vec hneď ráno. A ak je tvojou úlohou zjesť dve žaby, zjedz najprv tú väčšiu.” Veru, či už to povedal Mark alebo niekto iný, mal pravdu. Vezmime si to k srdcu.

Choď von

Z vlastnej skúsenosti viem, že po práci najlepšie vypnem vonku. Tento fakt mi potvrdzujú najmä dni, kedy túto činnosť z rôznych dôvodov vynechávam. Krátka prechádzka v prírode mi pomáha preorientovať sa z pracovných záležitostí na ostatné činnosti a mentálne “odísť” z práce. Keďže pracujem z domu, potrebujem mať vo svojich aktivitách akési “predelenie”. No krátku prechádzku po práci ti odporúčam aj v prípade, ak sedíš v open office či vlastnej firemnej kancelárii. Na čerstvom vzduchu prídeš na iné myšlienky a pracovné problémy sa hneď stanú zvládnuteľnejšími. Vďaka tomu si ťa večer bude môcť naplno užiť tvoja rodina či priatelia a tebe sa bude lepšie zaspávať. Hoci ti prechádzka v krátkodobom horizonte môže pripadať ako strata času, v dlhodobom horizonte má obrovský význam pre tvoj celkový výkon a pohodu. Ver mi; rozdiel medzi dňom, kedy von idem, a dňom, kedy nejdem, je obrovský.

Neboj sa hýbať

Pri zmene typu úloh mnohým pomáha intenzívna fyzická aktivita ako beh či cvičenie. Ak je teda časť tvojej práce povedzme kreatívna a druhá časť má skôr administratívny charakter, “rozdeľ” si tieto časti polhodinkou tvojho obľúbeného športu. Vo firemnej kancelárii sa takéto niečo na 99 % nedá zrealizovať; ak však robíš z domu, môže ti to pomôcť posunúť tvoju produktivitu na úplne novú úroveň. Vďaka okyslyčeniu mozgu pri cvičení totiž oveľa ľahšie “prepneš” kontext tvojej mentálnej činnosti. Pozor: vybraná aktivita by nemala byť príliš (časovo ani fyzicky) náročná, aby si po nej nemal chuť skôr zaľahnúť do postele než vrátiť sa späť k počítaču.

Dopraj si kvalitný spánok

Vieš, že kvalitný, minimálne 8-hodinový spánok je to najlepšie, čo môžeš pre svoju produktivitu urobiť? Veru tak. Nesnaž sa ospravedlniť svoje ponocovanie množstvom práce či potrebou stihnúť viac než iní. V dlhodobom meradle ti totiž nedostatok spánku môže spôsobiť nielen poruchu pozornosti či neschopnosť sústredeného premýšľania a hlbokej práce, ale aj vážnejšie zdravotné problémy. Miesto uberania zo svojho spánku preto stav na istotu. Spi pravidelne - teda každú noc - aspoň 8 hodín, a to bez výnimky. Vďaka tomu budeš čulý, svieži a oddýchnutý, bude sa ti lepšie rozmýšľať, sústrediť aj pracovať.

Nezabudni na svoje psychické zdravie

Byť produktívny neznamená stále niečo robiť. Mať každú chvíľu zaplnenú úlohami a “odfajknúť” si ich za minútu desať je skôr synonymom nezdravej zaneprázdnenosti než efektívnej produktivity. Neboj sa preto dopriať si voľno. Pravidelne a úmyselne zabudni na úlohy, ktoré ťa čakajú, vypni mozog a s pokojom v duši jednoducho nemaj čo robiť. Takýto oddych potrebujeme všetci. Nie sme totiž stroje, ktoré dokážu pracovať 24/7 a vyžadujú si údržbu len raz do roka. Buď preto múdry a dopraj oddych nielen svojmu telu, ale aj svojej mysli. A nemaj pritom žiadne výčitky svedomia.

A nezabudni: najdôležitejšie je začať. Neočakávaj stopercentné zvýšenie produktivity zo dňa na deň, ale začni radšej v malom. A vytrvaj. Výsledky sa dostavia. Držím ti palce!